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AN DER QUELLE GELESEN — 8. SEPTEMBER 2026

DSGVO-konforme Diktiersoftware 2026

Beim Diktieren ist die DSGVO-Frage ungewöhnlich eng: Verlässt die Aufnahme Ihr Gerät? Wenn ja, ist der Anbieter Auftragsverarbeiter, Sie brauchen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und bei einem Anbieter außerhalb des EWR kommt eine Übermittlung nach Kapitel V dazu. Wenn nein, entfällt das alles für den Schritt der Transkription.

Unten stehen acht Tools mit dem, was sie selbst zum Verarbeitungsort sagen. Wir trennen dabei zwei ehrliche Antworten, die oft vermischt werden: Programme, die die Aufnahme auf Ihrem Rechner lassen, und Cloud-Dienste, die sie auf EU-Servern halten. Beides ist vertretbar. Es ist nicht dasselbe.

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Drei Antworten, und nur eine spart den Auftragsverarbeiter

Auf Ihrem Rechner

Whisper und Speecher transkribieren lokal. Keine Übermittlung, kein Auftragsverarbeiter für diesen Schritt, keine Unterauftragnehmer. Sie bleiben verantwortliche Stelle und müssen weiterhin das Gerät absichern.

Auf deutschen Servern

Sprecho schreibt: „All voice data is stored exclusively in Germany“, bietet einen AVV nach Art. 28 DSGVO und verweist auf § 203 StGB. Ein sauber vertraglich gebundener Auftragsverarbeiter im EWR. Vertretbar, mit Papierkram.

Auf Servern anderswo

Otter.ai, Wispr Flow, Philips SpeechLive und die Cloud-Modi von Windows und macOS. Funktioniert, bringt aber eine Drittlandübermittlung mit und einen Dienstleister, den Ihre Mandanten oder Patienten benannt sehen wollen.

Nichts auf dieser Seite ist Rechtsberatung, und wir behaupten nicht, dass ein Produkt Sie konform macht. Wir zeigen die Architektur und zitieren die Anbieter wörtlich, damit Ihr Datenschutzbeauftragter entscheiden kann.

Der Vergleich

ToolVeröffentlichter PreisWo die Audiodaten verarbeitet werdenPlattformenGeeignet für
Whisper$29/year, first seat100 % auf dem GerätMac, Windows, LinuxVertrauliche Arbeit, niedrige Jahreskosten, Rollout im ganzen Team
SprechoNicht veröffentlichtDeutsche Server, nicht auf dem GerätDesktopWer eine Cloud akzeptiert, sofern sie deutsch ist
Speecher4.99 EUR / monthAuf dem GerätWindows, Mac, LinuxOffline diktieren im Monatsabo
Philips SpeechLive$12.90–$17.90 /user/monthCloudWeb, Windows, Mac, iOS, AndroidKanzleien mit echtem Diktat- und Schreibbüro-Workflow
Wispr FlowFree, $15/user/mo Pro, from $23/user/mo GrowthCloud beim DiktatMac, Windows, iOS, AndroidDiktat über mehrere Geräte, wenn eine Cloud-Übertragung akzeptabel ist
Otter.aiFree, $16.99 or $30 /user/monthCloudWeb, Mac, Windows, iOS, AndroidBesprechungsprotokolle im Team, nicht vertrauliches Diktat
Windows Voice TypingFreeLokal oder in der Microsoft-Cloud, je nach EinstellungWindows 10, Windows 11Leichte Nutzung ohne vertrauliche Inhalte
Apple DictationFreeAuf dem Gerät oder auf Apple-Servern, je nach EinstellungmacOS, iOSKurzes, beiläufiges Diktat auf Apple-Geräten

Grüner Haken: Verarbeitung auf dem eigenen Gerät. Gelb: EU-Server oder von einer Einstellung abhängig. Rot: Die Audiodaten gehen an die Server des Anbieters.

Was die Anbieter selbst veröffentlichen

Whisper

Veröffentlichter Preis:
$29/year, first seat — +15 $ pro Jahr für jeden weiteren Platz, kein Abo, keine automatische Verlängerung
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
100 % auf dem Gerät
AVV / BAA:
Kein AVV für die Transkription nötig, weil weder Audio noch Text an uns übertragen wird

Sprecho

Veröffentlichter Preis:
Nicht veröffentlicht
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Deutsche Server, nicht auf dem Gerät
AVV / BAA:
Bietet einen AVV nach Art. 28 DSGVO und verweist auf § 203 StGB für Berufsgeheimnisträger

Speecher

Veröffentlichter Preis:
4.99 EUR / month — 7 Tage kostenlos nach der Registrierung; monatliche Zahlung, jederzeit kündbar.
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Auf dem Gerät
AVV / BAA:
Kein AVV und kein BAA veröffentlicht

Philips SpeechLive

Veröffentlichter Preis:
$12.90–$17.90 /user/month — Basic 12,90 $, Pro 17,90 $ pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung. Spracherkennung als Zusatz 25,90 $ pro Nutzer und Monat. Speech Recognition Legal ab 43,80 $; Legal AI Assistant ab 54,00 $ als Einführungspreis 2026, ab 2027 mit 76,80 $ ausgewiesen.
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Cloud
AVV / BAA:
Die Seite nennt DSGVO-Konformität, aber keinen Standort des Rechenzentrums

Wispr Flow

Veröffentlichter Preis:
Free, $15/user/mo Pro, from $23/user/mo Growth — Pro 12 $ und Growth ab 18 $ pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung. Growth mit Notetaker 33 $, jährlich 26 $. Kostenloser Plan: "2,000/week on desktop".
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Cloud beim Diktat
AVV / BAA:
Nennt "HIPAA-ready for dictation with a signed BAA" und "SOC 2 Type II and ISO 27001 compliant"

Otter.ai

Veröffentlichter Preis:
Free, $16.99 or $30 /user/month — Pro 16,99 $ pro Nutzer und Monat, 8,33 $ bei Jahreszahlung. Business 30 $, jährlich 19,99 $. Enterprise auf Anfrage.
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Cloud
AVV / BAA:
Führt "HIPAA compliance (add-on)" nur im Enterprise-Plan

Windows Voice Typing

Veröffentlichter Preis:
Free
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Lokal oder in der Microsoft-Cloud, je nach Einstellung
AVV / BAA:
Gilt über Microsofts eigene Bedingungen; kein AVV für Ihren Einsatzzweck

Apple Dictation

Veröffentlichter Preis:
Free
Wo die Audiodaten verarbeitet werden:
Auf dem Gerät oder auf Apple-Servern, je nach Einstellung
AVV / BAA:
Gilt über Apples eigene Bedingungen; kein AVV für Ihren Einsatzzweck

Was ein europäisches Team zahlt

Preise pro Platz, pro Jahr

29 $ für den ersten Platz, 15 $ für jeden weiteren, pro Jahr. Kein Abo, keine automatische Verlängerung.

PlätzePro Jahr
1 Platz$29
5 Plätze$89
10 Plätze$164
25 Plätze$389
50 Plätze$764
Plätze auswählen

Die Preise sind in US-Dollar ausgewiesen und gelten pro Jahr, ohne Abo und ohne automatische Verlängerung. Whisper ist kein Auftragsverarbeiter für Ihre Sprachdaten, weil wir sie nie erhalten.

Fragen, die deutsche Käufer stellen

Ist Diktiersoftware überhaupt DSGVO-konform?

Ein Produkt allein nie. Sie sind die verantwortliche Stelle, und Konformität ist eine Eigenschaft Ihrer gesamten Verarbeitung: Rechtsgrundlage, Verzeichnis, Löschfristen, Verträge. Ein Tool kann Ihnen das erleichtern oder erschweren. Die nützliche und enge Frage lautet, ob die Aufnahme Ihr Gerät verlässt. Wenn ja, brauchen Sie einen AVV nach Art. 28. Wenn nein, gibt es für diesen Schritt keine Auftragsverarbeitung, über die man einen Vertrag schließen müsste.

Brauche ich einen AVV für Diktiersoftware?

Mit jedem Anbieter, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Also ja bei Otter.ai, Wispr Flow, Philips SpeechLive, Sprecho und jedem anderen Cloud-Dienst auf dieser Seite. Bei einem Programm, das ausschließlich auf Ihrem Rechner transkribiert und nichts empfängt, gibt es keine Verarbeitung durch den Anbieter, über die man sich einigen müsste. Die Lizenz ist dann ein normaler Softwarevertrag. Das ist eine kleinere Angriffsfläche, keine Befreiung von der DSGVO.

Was ist mit dem US CLOUD Act?

Das ist die Sorge, die uns europäische Käufer am häufigsten nennen, und sie ist berechtigt. Ein US-Anbieter, der Ihre Aufnahmen verarbeitet, erzeugt eine Drittlandübermittlung, die Sie nach Kapitel V rechtfertigen müssen, und stellt die Daten in die Reichweite einer Rechtsordnung, die Sie nicht steuern. Sprecho führt dieses Argument auf der eigenen Seite ausdrücklich. Unsere Antwort ist einfacher: Wenn die Aufnahme das Gerät nie verlässt, gibt es keinen Anbieter, den man verpflichten könnte.

Sind Sprachaufnahmen besonders sensibel?

Die Aufnahme ist ein personenbezogenes Datum, und sie enthält meistens mehr. Die diktierte Aktennotiz einer Anwältin enthält Mandantendaten. Der Befund eines Arztes enthält Gesundheitsdaten, also eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO mit strengeren Voraussetzungen. Deshalb wiegt der Verarbeitungsort beim Diktieren schwerer als bei den meisten anderen Büroprogrammen: Der Inhalt sind fremde Daten, nicht Ihre eigenen.

Was macht Whisper mit meiner Stimme?

Nichts, weil wir sie nie bekommen. Das Modell läuft auf Ihrem Rechner. Wir erhalten weder die Audiodatei noch den Text. Es gibt also nichts, was wir speichern, weitergeben oder auf Anordnung herausgeben könnten. Was wir verarbeiten, sind normale Geschäftsdaten: Ihre Lizenz und Ihre Rechnungsangaben. Was das genau umfasst, steht auf unserer Sicherheitsseite, und wir behaupten dort keine Zertifikate, die wir nicht haben.

Reicht die Windows-Spracheingabe mit Win + H?

Für unkritische Texte ja, und sie kostet nichts. Für vertrauliche Inhalte hängt alles an einer Einstellung: Ist die Online-Spracherkennung aktiv, geht Ihre Sprache an Microsoft. Ist sie aus, bleibt die Erkennung lokal, dafür sinkt die Genauigkeit. Eine Einstellung, die jeder Nutzer versehentlich ändern kann, ist eine schwache Grundlage für eine Zusage an Mandanten oder Patienten.

Was wir nicht prüfen konnten

Diese Anbieter veröffentlichen keinen Preis, den wir an der Quelle lesen konnten. Wir zeigen die Lücke, statt sie mit einer fremden Schätzung zu füllen.

  • Sprecho — Auf der Startseite steht kein Preis. Die eigene Aussage ist serverseitig, nicht auf dem Gerät: "All voice data is stored exclusively in Germany."

Quellen

Jede Zahl oben stammt von der Seite des Anbieters, gelesen am angegebenen Datum. Nichts ist geschätzt, nichts stammt von einer Bewertungsseite.

Alle Preise wurden am 8. September 2026 auf den Seiten der Anbieter gelesen. Preise ändern sich. Wenn eine Angabe hier nicht mehr zur Anbieterseite passt, schreiben Sie uns, dann korrigieren wir die Zeile und setzen ein neues Lesedatum.

Sprechen Sie mit uns über Ihr Team

Pilot, Rechnung, Bestellschein oder ein Sicherheitsfragebogen. Wir antworten per E-Mail, meist innerhalb von zwei Werktagen.

Keine Übermittlung, weil es keine Übertragung gibt

29 $ pro Jahr für den ersten Platz, 15 $ für jeden weiteren. Keine automatische Verlängerung.

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